Theo bài viết How To Use A Planner (Without Getting Totally Overwhelmed) từ Huffingtonpost
Mang theo một cuốn số tay bên cạnh và sử dụng nó để lập kế hoạch, có lẽ bạn sẽ không tránh khỏi ảnh mắt tò mò của nhiều người. Ở cái thời kì mà mọi thứ đều có thể hoàn thành nhanh chóng và tiện lợi chỉ với vài thao tác chạm, nhấn, kê mỏ thu âm, dương tay chụp ảnh… cả việc lập kế hoạch cũng có thể vô cùng đơn giản, dễ dàng. Gần như mọi thứ đều có “ứng dụng điện tử” để giúp bạn hoàn thành công việc tiện lợi hơn.
Vậy thì! tại sao lại muốn rắc rối và phiền phức hơn khi phải lỉnh kỉnh mang theo một cuốn sổ tay, vài cây bút, ngồi cặm cui ghi ghi chép chép… Phải chăng bạn đang đi lùi so với thời đại?
* Tôi sẽ dừng việc nói rằng Sổ tay quản lý công việc tốt hơn các thiết bị điện tử. Vì thật sự là, nhiều bạn có thể quản lý công việc tốt hơn với sổ tay, nhưng nhiều bạn cũng có thể quản lý công việc tốt hơn với những ứng dụng điện tử. Sử dụng sổ tay sẽ có nhiều lợi ích, nhưng những ứng dụng cũng có en-nờ lợi ích bù trừ. Bạn nên dành thời gian lập kế hoạch cả trên các ứng dụng và cả trên cả sổ tay để xác định được công cụ nào thích hợp với bạn, đừng để những luồng thông tin từ một chiều khiến bạn bỏ lỡ cơ hội tìm ra công cụ thích hợp sử dụng với mình nhất*
Những thông tin dưới dây dành cho những bạn chọn sổ tay làm công cụ lập kế hoạch
1. Chia kế hoạch cho tháng
Trong bất cứ cuốn sổ planner nào( nếu được làm đúng), đều sẽ có một phần gọi là “monthly overview” – nếu bạn sử dụng Bullet Journal thì đây chính là Monthly Layout. Đây là nơi bạn có thể nhìn tổng quan một cách nhanh chóng về những nhiệm vụ quan trọng trong tháng của bạn. Hãy viết vào đây những kế hoạch không được thay đổi như sinh nhật, ngày lễ, ngày đóng tiền net và tất cả những ngày tháng quan trọng như ngày cưới, họp lớp… Đừng cố chèn những To-do list dài ngoằng vào layout bé tý tẹo này nhé.
2. Chia kế hoạch cho tuần
Kế layout dành cho “monthly overview” sẽ là “weekly overview”, nơi bạn điền những điều quan trọng cần hoàn thành trong tuần. Viết vào đó những mục tiêu lớn mà bạn có thể hoàn thành trong 7 ngày, hoặc những điều bạn cần làm nhưng không cần nhất thiết là ngày chính xác trong tuần.
3. Chia kế hoạch cho ngày.
Nhỏ hơn tất đó chính là kế hoạch cho ngày.Nơi ban đặt tất cả những thứ còn lại vào đây để khiến ngày của bạn dễ dàng hơn. Kế hoạch mặc gì, ăn gì, tập gì và tất cả những sự kiện nhỏ trong ngày hẹn hò, gặp gỡ, caffe cùng lũ bạn… Bạn có thể chèn to-do list vào đây nếu cần thiết.
4. Giữ nó thành thói quen
Nhiều bạn muốn quản lý thời gian thật tốt nhưng lại không dữ được thói quen lập kế hoạch đều đặn, điều này thường sẽ dẫn đến một thứ gọi là “sổ cũ trên kệ” – phải, đó chính là cuốn sổ kể hoạch dở dang của bạn đấy!
Hãy quy định thời gian cụ thể để điền những thông tin, nhiệm vụ vào trang tháng, trang tuần, trang ngày, ít nhất là điền những điều bạn có thể nhớ lúc đó vào, bạn có thể điền thêm sau. với kế hoạch ngày, bạn không cần thiết phải điền vào mỗi tối hay mỗi sáng, bạn có thể điền một lúc nhiều ngày. Vd như chủ nhật, bạn sẽ lập kế hoạch cho các ngày từ thứ 2 đến thứ 5, đến tối thứ 5 bạn lại lập kế hoạch cho những ngày từ thứ 6 đến chủ nhật. Hay bạn có thể chia nhỏ hơn, miễn sao bạn kiểm soát tốt thời gian và không làm rối tung, thiếu xót công việc của bạn là được.
5.Đừng có nhồi nhét quá nhiều
Việc giữ thói quen viết là quan trọng, nhưng đôi khi một trang trắng cũng sẽ là tốt cho việc quản lý thời gian của bạn. Nhiều bạn điền gần như tất cả hoạt động trong ngày, trong tuần, trong tháng vào sổ tay và đinh đinh phải hoàn thành chúng. Hãy nhớ, planner là cuốn sổ tay giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, đôi khi bạn cũng cần thay đổi và làm những việc không tính toán trước như ghé nhà ngoại, caffe một mình hay xem một bộ phim ngẫu nhiên nào đó. Đừng quá cố trong việc ép mình vào một khuôn khổ nào đó mà thoải mái xử lý những việc “cần”, có thể loại vài điều bạn “muốn trước đó” để dành thời gian cho những gì bạn “muốn lúc này”.
